Software la comandă, Made in Romania – deschide-ți propria firmă cu cod CAEN 6210 (Partea 2)
Dacă prima parte a ghidului cod CAEN 6210 te-a convins că merită să intri în jocul software-ului la comandă, e timpul să trecem de la idee la acțiune. În această etapă, intrăm în zona birocratică – dar nu te speria: nu ai nevoie de un MBA în drept comercial ca să-ți deschizi propria firmă cu cod CAEN 6210.
În articolul de azi îți explicăm, pas cu pas, cum alegi forma juridică potrivită (SRL, PFA sau microîntreprindere), cum înregistrezi firma la ONRC, ce documente trebuie pregătite și cât durează tot procesul. Fără jargon inutil. Doar informații clare și utile, ca să te poți concentra cât mai repede pe ceea ce contează: să scrii cod și să construiești soluții digitale pentru clienții tăi.
Birocrația digitalizării: cum pui bazele unei firme de software în România
Într-o eră în care codul poate fi scris oriunde și livrat global, paradoxul persistă: înainte de a lansa o linie de cod, antreprenorul tech român trebuie să parcurgă o succesiune de pași profund analogici. Înregistrarea unei firme, chiar și în domeniul digital, rămâne un proces formal și, uneori, arcane. Totuși, înțelegerea corectă a acestor pași permite o lansare fără obstacole inutile.
Denumirea firmei: primul act de identitate
Totul începe cu alegerea numelui. Deși poate părea un detaliu creativ, acesta este supus verificării de disponibilitate la Registrul Comerțului. Se resping denumirile care seamănă prea mult cu altele deja înregistrate, cele care conțin termeni protejați sau expresii generale (ex: „software SRL”). Alegerea inspirată, dar conformă, este primul test de adaptabilitate în raport cu regulile pieței.
Sediul social: un spațiu juridic, nu fizic
Pentru o firmă de software, sediul social are mai degrabă o funcție juridică decât una operațională. Poate fi un apartament, o clădire de birouri sau chiar domiciliul unui asociat, dar va necesita documentație: contract de închiriere sau comodat, certificat fiscal de la primărie, aviz de urbanism, iar uneori acordul vecinilor sau al asociației de proprietari. Este o etapă unde pragmatismul trebuie să învingă tentația de a ocoli formalitățile.
Am scris mai multe articole pe subiect, în cazul în care vrei să aflii Tot ce trebuie să știi pentru alegerea unui sediu social bun sau ce trebuie să știi după înregistrare.
Actul constitutiv: constituirea formală a voinței antreprenoriale
Documentul esențial care definește obiectul de activitate, modul de funcționare al firmei, structura acționariatului și drepturile administratorilor. Deși există modele standardizate, este recomandabilă o redactare adaptată activităților de tip CAEN 6210, mai ales când sunt incluse și coduri conexe. Un act constitutiv bine scris poate preveni conflicte ulterioare între asociați sau neînțelegeri cu partenerii contractuali.
Declarația pe propria răspundere: o formalitate care obligă
Asociații și administratorii trebuie să completeze declarații pe propria răspundere că îndeplinesc condițiile legale pentru a deține aceste funcții. Deși poate părea o simplă formalitate birocratică, orice fals sau omisiune poate atrage sancțiuni severe, inclusiv penale.
Depunerea dosarului: ultimul hop înainte de a scrie cod
Documentele se depun fizic sau online la Registrul Comerțului, împreună cu dovezi de plată a taxelor și timbrelor. Lista exactă a actelor necesare poate varia ușor în funcție de județ, dar include, în general: rezervarea denumirii, actul constitutiv, dovada sediului, declarațiile și cererea de înregistrare. Procesul durează, în medie, 3-5 zile lucrătoare.
Certificatul de înregistrare: codul unic de identificare fiscală
La final, antreprenorul primește certificatul de înregistrare și codul unic de identificare fiscală (CUI) — o formă de „pașaport” al firmei. Cu acest cod, se pot deschide conturi bancare, se pot emite facturi și se pot angaja oficial programatori. În acel moment, firma există din punct de vedere juridic, dar încă are pași de parcurs pentru a deveni funcțională.
Reglementare minimalistă: când lipsa autorizațiilor devine o oportunitate
Fără avize speciale: o excepție în economia reglementată
Unul dintre paradoxurile plăcute ale sectorului IT din România – și în particular al activităților desfășurate sub CAEN 6210 – este absența unor cerințe speciale de autorizare. Spre deosebire de construcții, transport sau sănătate, în cazul firmelor care dezvoltă software la comandă nu sunt necesare avize tehnice, licențe de funcționare sau acorduri prealabile de la autorități centrale.
Această libertate formală reflectă probabil ritmul rapid de evoluție al domeniului, imposibil de reglementat prin norme fixe. În egală măsură, ea reprezintă o responsabilitate tacită din partea statului: piața se autoreglează prin cerere și ofertă, iar calitatea produsului este verificată nu de un inspector, ci de client.
Totuși, prudența nu e opțională
Faptul că nu sunt impuse autorizații nu înseamnă că nu există reguli. Reglementările generale privind protecția datelor (GDPR), legislația muncii, drepturile de autor și regimul fiscal trebuie respectate cu rigurozitate. De asemenea, anumite proiecte – în special cele cu fonduri publice sau contracte internaționale – pot impune cerințe suplimentare, precum certificări ISO sau audituri externe.
Consultarea cu specialiști: o investiție, nu un cost
Pentru antreprenorii aflați la început de drum, o discuție punctuală cu un consultant fiscal, un avocat sau un expert în GDPR poate face diferența între o lansare reușită și un eșec birocratic. Deși sistemul nu cere autorizații formale, complexitatea indirectă a reglementărilor justifică o abordare precaută și informată.
Cifre, coduri și cash-flow: arhitectura fiscală a unei firme de software
Regimul fiscal: între simplitate și praguri critice
Pentru majoritatea firmelor nou-înființate, calea firească este regimul de microîntreprindere, cu impozitare de 1% pe venituri – atâta timp cât există cel puțin un angajat. Pentru firmele fără angajați, procentul crește la 3%. Această formulă, deși atractivă prin simplitate, are o limitare: nu ia în calcul cheltuielile. Astfel, pentru companiile care investesc masiv în echipamente, traininguri sau marketing, devine ineficientă pe termen lung.
Alternativa este regimul de impozit pe profit (16%), aplicabil automat după depășirea plafonului de 500.000 euro venituri anuale sau voluntar, prin opțiune. Acest model poate fi mai rentabil pentru firmele care lucrează cu marje mici. Cu toate acestea, necesită o contabilitate riguroasă și planificare fiscală atentă.
TVA: un prag care cere vigilență
La înregistrarea firmei, TVA-ul este opțional dacă cifra de afaceri anuală este sub 300.000 lei. În practică, însă, majoritatea firmelor din IT aleg să devină plătitoare de TVA din start. Asta mai ales dacă au clienți business sau lucrează cu parteneri externi. În lipsa codului de TVA, colaborarea cu firme din UE devine birocratică, iar deductibilitatea cheltuielilor dispare.
Contabilul: partenerul invizibil al antreprenorului
În sectorul software-ului, unde activitatea este eminamente intelectuală, tentația de a minimiza importanța contabilității este reală. Este o greșeală costisitoare. Un contabil competent nu doar că ține evidențele și depune declarațiile. El poate oferi perspective critice legate de cash-flow, optimizarea taxelor și evitarea sancțiunilor. Colaborarea nu trebuie privită ca o obligație legală, ci ca o investiție strategică.
Obligații fiscale periodice: ritmul ascuns al unei firme tech
Firmele au obligația să depună declarații lunare sau trimestriale, în funcție de regimul ales: impozit pe venit, TVA, contribuții salariale. Nerespectarea termenelor atrage penalități, indiferent de performanța firmei. În plus, există obligații anuale: bilanțul contabil, raportarea situației patrimoniului și, pentru unele firme, raportări SAF-T sau declarații non-financiare. Este o realitate contabilă care contrastează cu dinamismul lumii software-ului. Dar ignorarea ei poate ruina chiar și cele mai promițătoare start-up-uri.
Continuă cu ultimul articol din această serie: Software la comandă, Made in România – deschide-ți propria firmă cu cod CAEN 6210 -Partea a 3-a.
