Alegerea codurilor CAEN cu sprijinul AI. Metodă rapidă, testată.

Pentru un antreprenor la început de drum, alegerea codurilor CAEN poate fi surprinzător de complicată. De la ideea ta de business până la lista finală de coduri CAEN Rev.3, fiecare decizie influențează ce poți face legal cu firma ta. Veștile bune? Poți folosi un model de tip GPT (ChatGPT, Gemini etc.) ca un „consultant virtual” care te ghidează pas cu pas în alegerea codurilor CAEN cu AI. Pleci de la o descriere simplă a activităților pe care vrei să le faci, iar în câteva minute ajungi la o listă clară de coduri CAEN propuse, gata de folosit în cadrul procesului de înființare firmă online.​

Context: CAEN, 2025 și limite

Începând cu 1 ianuarie 2025, toate firmele nou-înființate trebuie să folosească CAEN Rev.3 în actele depuse la Registrul Comerțului. Codul CAEN principal definește activitatea de bază a firmei (singurul trecut pe certificatul de înregistrare), iar codurile secundare acoperă activități conexe pe care vrei să le poți desfășura legal​.
Pentru SRL poți avea multe coduri secundare, iar pentru PFA maxim 5 coduri (1 principal + până la 4 secundare), iar toate codurile din actul constitutiv trebuie autorizate la cel puțin una dintre locații (sediu, punct de lucru, terți).​

Pasul 1 – Alegerea modelului GPT

În prezent, cele mai accesibile și recomandate modele de GPT pentru consultanță legată de firme și coduri CAEN sunt:

• ChatGPT de la OpenAI (care include modelele GPT-4 sau GPT-3.5) — foarte apreciat pentru capacitatea sa de a înțelege și genera texte complexe și de a adapta recomandările pe context specific românesc, dacă oferi detalii clare.
• Google Gemini (model emergent AI de la Google) — are capacități similare și poate fi utilizat pentru dialog și generare de recomandări structurale, mai ales dacă ai acces la versiunea disponibilă public sau prin integrare în produse Google.

Ambele pot fi folosite gratuit, ceea ce constituie un punct în plus – nu are rost să generezi costuri inutile înainte de înființarea firmei.

Pasul 2 – Pregătirea “brief‑ului” pentru GPT

Înainte să deschizi un chat cu GPT, merită să pregătești un mini-brief, ca pentru un consultant uman, în care să incluzi:​

• Tipul formei juridice: SRL, SRL-D (dacă mai este disponibil), PFA, II etc.​
• Descrierea clară a activităților: ce vinzi (produs/serviciu), cui vinzi (B2B/B2C), cum livrezi (online, fizic, teren), unde operezi (doar România sau și UE / global).​
• Plan pe 2–3 ani: activități de bază din primul an și activități conexe pe care este posibil să le faci ulterior (de exemplu, consultanță, training, dezvoltare software, comerț online, producție de conținut).​

Îi poți spune explicit modelului că vrei doar idei de coduri CAEN. De asemenea, îi poți menționeaza că nu cauți un sfat juridic sau fiscal, ci doar o sugestie.​

Pasul 3 – Prompt inițial pentru generarea listei brute de CAEN

În prima interacțiune, scopul este să obții o listă brută, cât mai completă, de coduri CAEN posibile pentru activitate. Un prompt de bază poate fi structurat așa (în română sau engleză):​

• Explici contextul: “Imaginează-ți că ești consultantul meu juridic. Vreau să îmi deschid un SRL în România, cu următoare activități: …”​
• Ceri explicit coduri CAEN: “Te rog să sugerezi o listă de coduri CAEN principale și secundare posibile (Rev.​3. ).”​
• Ceri structurare: “Grupează codurile pe: principal, secundare imediat necesare, secundare posibile în viitor și explică în 1 frază de ce recomanzi fiecare cod.”​

La final, vei avea o listă de coduri propuse, dar încă neverificată în nomenclatorul oficial CAEN Rev.​3.

Pasul 4 – Rafinați lista: întrebări iterative către GPT

După prima listă, folosești GPT în mod iterativ, ca într-un mic workshop de strategie.​

Întrebări utile:

• “Din lista de mai sus, pentru ce coduri CAEN activitatea mea este evidentă și pentru care există ambiguități?”​
• “Poți grupa codurile CAEN recomandate pe fluxuri de venit: servicii principale, servicii conexe, produse digitale, training/consulting?”​
• “Dacă în viitor voi lansa un magazin online legat de aceeași nișă, ce coduri CAEN de comerț online ar trebui luate în calcul, măcar ca rezervă?”​

Scopul este să obții 2–3 scenarii de listă de CAEN, de la “minimal” (doar ce este obligatoriu acum) până la “extins” (include și activități probabile pe termen mediu).​ Așa cum precizam și în ghidul nostru privind înființarea unei agenții de publicitate, trebuie să ai în vedere că anumite activități (cum este marketingul) implică din start mai multe coduri CAEN conexe.

Pasul 5 – Discuția despre implicații fiscale și operaționale

După ce ai o listă de coduri viabile, poți folosi GPT pentru o primă discuție orientativă despre consecințe, pe care apoi o validezi cu un contabil:

• Întrebări legate de impozitarea microîntreprinderilor: “Există coduri CAEN care pot fi impozitate diferit (de ex. 3% în loc de 1%) pentru microîntreprinderi în 2025?”​
• Întrebări legate de autorizare: “Acest cod CAEN se poate autoriza la terți / la sediu / la punct de lucru, având în vedere că voi lucra remote sau la sediul clientului?”​
• Întrebări legate de reglementări speciale: “Acest cod CAEN presupune avize sau autorizații speciale (ex.: alimentație publică, sănătate, educație, transport)?”​

Modelul nu înlocuiește opinia unui expert contabil sau avocat, dar te ajută să mergi la specialist cu întrebările deja clar formulate și cu scenariile în minte.​

Tot capitolul implicații operaționale, trebuie să ai în vedere că există o serie de activități (cu coduri CAEN) aferente, pentru care sunt necesare autorizații speciale sau avize. Pentru o serie de activități/entități, legea prevede obligația obținerii unui aviz sau autorizație prealabilă înainte de înmatriculare sau schimbări de act constitutiv. 

Pasul 6 – Verificarea și maparea pe CAEN Rev.3

După ce ai lista propusă de GPT, trebuie obligatoriu să o mapezi pe nomenclatorul oficial CAEN Rev.3 și, dacă e cazul, pe corespondența dintre vechile coduri Rev.2 și noile coduri Rev.3.​

Pașii tehnici:

• Deschizi nomenclatorul CAEN Rev.3 de pe site-ul ONRC sau de pe site-uri specializate cu liste actualizate de coduri CAEN pe 2025.​
• Pentru fiecare cod sugerat de GPT, verifici: denumirea exactă, descrierea oficială a clasei și exemplele de activități incluse/excluse.​
• Dacă GPT a lucrat cu versiunea veche (Rev.2), folosești tabela de corespondență CAEN Rev.2 – Rev.3 pentru a identifica echivalentul corect.​

În această etapă poți chiar să copiezi în chat descrierile activităților din CAEN (parafrazate, nu copy‑paste integral) și să ceri modelului să-ți spună care dintre ele se potrivește mai bine cu modul tău concret de a face business.​

Pasul 7 – Finalizează lista și deschide-ți firma online direct pe Dosario.ro

Când lista de CAEN este finalizată, poți trece la pașii practici:

• accesezi platforma Dosario.ro sau o altă platformă autorizată pentru înființare firme online în România;
• completezi datele tale și datele firmei (sediu, asociați, administratori etc.);
• înscrii codurile CAEN principal și secundare determinate cu ajutorul GP
• parcurgi pas cu pas toate cerințele și încărcările de documente;
• plătești și depui cererea direct online.

Astfel, procesul de înființare devine rapid, eficient și fără drumuri inutile. În câteva zile vei avea firma înregistrată și gata de funcționare. Utilizarea unui model GPT pentru codurile CAEN potrivite unei firme românești îmbină claritate cu structură riguroasă. Acest instrument te ajută să identifici rapid un set preliminar de coduri relevante pentru afacerea ta. Modelul explorează scenarii care acoperă activitățile tale curente și viitoare. El formulează întrebări clare care optimizează procesul de selecție a codurilor potrivite. Dacă ai ales deja, treci la pasul următor:

Ține minte: validarea legală și fiscală rămâne esențială în acest proces. Verifică lista de coduri în nomenclatorul oficial CAEN Rev.3 pentru conformitate completă. Consultă un contabil sau avocat pentru implicațiile fiscale ale alegerilor tale. Expertiza lor specializată asigură conformitatea cu reglementările în vigoare. Astfel, GPT-ul devine un asistent valoros în înființarea firmei tale. El oferă viteză și structură, dar nu înlocuiește niciodată expertiza umană specializată.