Cheltuieli deductibile pentru PFA și SRL: Ghid practic pentru antreprenori

Începând cu anul 2025, plafonul de încadrare pentru microîntreprinderi și regimul fiscal al acestora s-a modificat, ceea ce aduce noi provocări și oportunități pentru antreprenori și freelanceri. Odată cu aceste schimbări, întrebarea „Ce cheltuieli pot deconta pe firmă?” devine mai importantă ca niciodată.

În cele ce urmează voi oferi o privire completă asupra tipurilor de cheltuieli care pot fi trecute pe firmă, fie că este vorba despre PFA sau SRL, și pașii esențiali pentru gestionarea corectă a acestora conform noilor reglementări fiscale.

Ce sunt cheltuielile deductibile?

Cheltuielile deductibile sunt costuri realizate în interesul direct al activității economice și pot fi scăzute din veniturile firmei pentru a reduce baza impozabilă.

Pentru a fi deductibile, cheltuielile trebuie să fie justificabile prin documente și să respecte legislația fiscală în vigoare. Începând cu 2025, modificările plafonului fiscal pentru microîntreprinderi impun o atenție sporită asupra clasificării corecte a cheltuielilor

Beneficiile decontării cheltuielilor:

• Reducerea taxelor datorate (TVA, impozit pe profit);
• Optimizarea fiscală fără a utiliza bani personali pentru costurile firmei.

Tipuri de cheltuieli deductibile pentru PFA și SRL

Cheltuielile deductibile se clasifică în:

1. Cheltuieli integral deductibile: costuri care pot fi trecute complet pe firmă, dacă respectă legislația fiscală.
2. Cheltuieli deductibile limitat: costuri care au limite specificate de Codul Fiscal.
3. Cheltuieli nedeductibile: costuri care nu pot fi incluse în contabilitate pentru deducere fiscală.

Care sunt criteriile pentru ca o cheltuială să fie deductibilă?

Pentru ca o cheltuială să fie considerată deductibilă, aceasta trebuie să îndeplinească următoarele condiții:

• Interesul economic: Cheltuiala trebuie să fie necesară pentru desfășurarea activității economice a firmei.
• Documente justificative: Trebuie să existe facturi, bonuri fiscale, chitanțe sau alte documente justificative care să aibă trecute datele firmei.
• Conformitatea legală: Cheltuiala trebuie reglementată prin acte normative în vigoare.

Exemple de cheltuieli integral deductibile

Iată câteva exemple frecvente de cheltuieli care pot fi deduse complet, atât pentru PFA, cât și pentru SRL:

• Achiziționarea de materii prime, consumabile și obiecte de inventar;
• Chiria spațiului unde se desfășoară activitatea economică;
• Costuri salariale și contribuții sociale obligatorii (CAS, CASS, CAM);
• Servicii prestate de terți (contabilitate, IT, consultanță);
• Publicitate și promovare (campanii online, materiale promoționale);
• Energie electrică, apă, internet și telefonie utilizate în interesul firmei;
• Dobânzi și comisioane bancare aferente creditelor pentru activitatea firmei;
• Costuri de transport și logistică, inclusiv combustibil pentru vehicule utilizate exclusiv în interes economic.

Exemple de cheltuieli deductibile parțial

Cheltuielile parțial deductibile sunt acelea care au limite stabilite de legislația fiscală. Printre acestea se numără:

• Cheltuieli de protocol: Deductibile în limita a 2% din baza impozabilă.
• Cheltuieli sociale: Deductibile în limita a 5% din totalul cheltuielilor salariale anuale.
• Sponsorizări și mecenat: Deductibile în limita a 5% din baza de calcul fiscală.
• Utilizarea mixtă a autoturismelor: Deductibilitate de 50% pentru combustibil, întreținere și reparații.
• Prime de asigurare voluntară și servicii medicale: Deductibile până la 400 €/an/persoană.

Exemple de cheltuieli nedeductibile

Nu toate cheltuielile sunt acceptate de ANAF pentru deducere fiscală. Exemple de astfel de costuri includ:

• Cheltuieli personale ale administratorului sau angajaților;
• Amenzi, penalități și sancțiuni aplicate firmei;
• Dobânzi și majorări de întârziere datorate pentru taxe și impozite neplătite;
• Cheltuieli cu bunuri lipsă din gestiune neacoperite de polițe de asigurare.

Cum decontezi corect cheltuielile pe firmă?

Pentru a evita problemele în cazul unui control ANAF, iată câteva reguli de bază:

1. Verifică deductibilitatea: Asigură-te că fiecare cheltuială este conformă cu legislația fiscală.
2. Păstrează documentele justificative: Facturi, bonuri, chitanțe și alte documente relevante care includ datele firmei (denumire, CUI).
3. Clasifică cheltuielile corect: Întregistrează-le în contabilitate în categoriile corespunzătoare.
4. Consultă un contabil: Acest lucru poate preveni erori sau omisiuni.

Ce se întâmplă dacă înregistrezi o cheltuială nedeductibilă ca fiind deductibilă?

Înregistrarea greșită a unei cheltuieli nedeductibile poate duce la:

• Majorarea taxelor datorate: ANAF va solicita diferențele de TVA și impozit pe profit/venit net.
• Dobânzi și penalități: Dobânda de întârziere este de 0,02% pe zi, iar penalitatea de întârziere este de 0,01% pe zi.
• Amenzi: Sancțiuni suplimentare pot fi aplicate pentru nereguli contabile.

Concluzie

Cheltuielile deductibile reprezintă un instrument esențial pentru optimizarea fiscală, dar gestionarea corectă a acestora este crucială pentru a evita sancțiuni. Fie că ai un PFA sau un SRL, consultarea unui contabil cu experiență îți poate asigura respectarea legislației fiscale și reducerea riscurilor.

La Dosario, te ajutăm să navighezi cu succes prin complexitatea fiscală. Contactează-ne pentru soluții personalizate pentru afacerea ta!